La figura del party planner, nata e conosciuta principalmente negli Stati Uniti e in Inghilterra, rappresenta un soggetto che viene assunto da coloro che vogliono dare luogo ad un evento personalizzato, grazie alla sua esperienza nell’organizzazione di feste lasciando i diretti interessati liberi di godersi il party senza pensieri organizzativi.
Oggi, gli impegni e le difficoltà che la vita ci pone rendono, a volte, impossibile anche soltanto dedicarsi alla realizzazione di un evento con tutte le scelte che esso comporta. Per questo motivo, negli ultimi anni, la figura del planner è diventato uno dei lavori più gettonati e la sua specializzazione si è estesa in diversi settori. Per questo motivo, nel mondo dell’organizzazione degli eventi, si affacciano personalità come il party planner per le feste, l’event planner per gli eventi mondani o il wedding planner per i matrimoni.
Il lavoro del pianificatore
La figura del Party Planner, che è letteralmente un pianificatore di ricorrenze importanti, è da considerarsi come un consulente professionista a cui delegare l’organizzazione dei propri eventi dietro il pagamento di un giusto compenso che varia dal 10 al 15% del budget che il cliente vuole utilizzare e che va definito preventivamente.
Il lavoro dell’organizzatore di eventi potrà sembrare un’attività divertente e quindi una spesa risparmiabile ma basta pensare all’organizzazione di un semplice compleanno per un ragazzo che diventa maggiorenne e a tutte le ore che bisognerebbe dedicare alla ricerca di location per feste 18 anni Roma, come potrebbe essere ad esempio il Papillon Club; l’allestimento floreale; il catering e il relativo personale; i fotografi e tanto altro ancora; che si noterà quanto questa figura sia realmente indispensabile.
Nelle mansioni di questo professionista rientrano, anche, tutte quelle telefonate, le contrattazioni sui prezzi e i giri che servono per pianificare nei dettagli l’evento per ottenere la soddisfazione del cliente.
Considerate tutte questi impegni che richiede l’organizzazione di un party, è bene assicurarsi il lavoro del party planner desiderato assumendolo con sei mesi, ma per eventi più importanti come un matrimonio, anche un anno, di anticipo. Questo permetterà di arrivare al giorno della ricorrenza assolutamente rilassati e preparati a tutto.
La party planner checklist
Lo strumento più importante di un organizzatore di eventi è un questionario con una lista di domande a cui, egli, risponde, per riuscire ad organizzare il tutto alla perfezione.
Le informazioni più importanti che servono al planner per dare il via ad un party perfetto sono il tipo di party da organizzare, il numero ed il target di invitati, il giorno e la fascia oraria della giornata e il genere di location desiderata.
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