È una situazione che si verifica molto spesso: un dipendente anticipa denaro per conto di una azienda, di frequente per spese di viaggio o simili, e conseguentemente ha diritto a un rimborso in busta paga. Un diritto che diviene tale nel caso in cui si tratti di spese:
- telefoniche.
- di alloggio
- di viaggio
- o di vitto
Che cos’é e come funziona il rimborso chilometrico dei dipendenti?
Il rimborso chilometrico dei dipendenti è quel corrispettivo che l’azienda fornisce nel momento in cui il lavoratore utilizzi un mezzo di trasporto proprio, o fornito dall’azienda in uso promiscuo (in questo caso il rimborso è relativo soltanto alle spese sostenute dal dipendente), per effettuare trasferte di lavoro. Il tutto, in dipendenza dal fatto che queste trasferte vengano svolte dentro o fuori il territorio comunale della sede di lavoro.
Ma come si calcola, nel concreto, il rimborso?
Per farlo, è necessario consultare un documento importante che viene pubblicato annualmente sulla Gazzetta Ufficiale dall’ACI (Automobile Club d’Italia). Nel documento sono presenti delle tariffe che variano a seconda del modello di auto utilizzato e del suo anno di produzione, oltre che dal tipo di carburante utilizzato, se diesel o benzina. Una volta identificata la tariffa chilometrica del proprio mezzo, bisogna semplicemente moltiplicarla per il numero totale dei chilometri percorsi.
Nel caso in cui venga utilizzato un veicolo ad uso promiscuo, bisogna poi tenere in considerazione due fattori, entrambi molto importanti:
– Il fringe benefit (ovvero il contributo erogato dal datore di lavoro) è tassato al 30%, in relazione a una percorrenza convenzionale annua di 15.000 chilometri.
Diverse tipologie di rimborso: indennità di trasferta, a pié di lista e rimborso ibrido
Non esiste un’unica tipologia di rimborso. Ne possiamo distinguere almeno tre: indennità di trasferta, rimborso a pié di lista e rimborso ibrido. In generale, si tratta di deduzioni dall’imponibile che non vanno a costituire reddito per il dipendente.
L’indennità di trasferta viene riconosciuta al lavoratore che venga inviato dall’azienda a svolgere le sue mansioni al di fuori della sede di lavoro.
In questi casi, il rimborso è forfettario e il più delle volte viene preventivamente stabilito dall’azienda stessa in base al CCNL. Nello specifico si ha una esclusione dall’imponibile del dipendente fino a 46,48€ al giorno per le trasferte in Italia e fino a 77,47€ al giorno per viaggi fuori dalla nazione.
Invece, nel caso di trasferte che avvengano all’interno dello stesso comune in cui è presente l’azienda, i rimborsi spese vanno a formare reddito, ad esclusione delle spese di viaggio documentate.
Il rimborso a pié di lista, invece, avviene in conseguenza della presentazione da parte del dipendente di una nota di spesa, in cui vengono esibiti i costi effettivamente sostenuti per lo spostamento. La nota di spesa contiene:
– I dati anagrafici del dipendente e la data in cui si è sostenuta la spesa;
– la natura della spesa ed eventuali note.
Naturalmente starà poi all’azienda verificare che le spese effettuate siano state in linea con le effettive esigenze del dipendente, che siano state autorizzate e che siano documentate. Alcune aziende, infine, utilizzano un sistema misto, in parte forfettario e in parte a pié di lista.
Il calcolo dei rimborsi chilometrici per i dipendenti che svolgono mansioni al di fuori della sede di lavoro è un’operazione molto importante sia per il datore di lavoro, poiché, come abbiamo visto, ci sono molte accortezze da tenere in considerazione, sia per il dipendente, affinché possa vedersi restituiti i suoi esborsi nella maniera più appropriata e in linea con le attuali normative.
Per approfondire: https://www.laleggepertutti.it/172103_lavoro-come-funziona-il-rimborso-spese-dei-dipendenti
