La normativa in merito alla Digitalizzazione Documentale spiega come un’azienda debba affrontare questo fondamentale passaggio dalla carta al digitale, per fare in modo di evitare sanzioni ed errori che possono mettere a rischio le sorti di un’azienda.
All’interno della norma si trova la descrizione di quali documenti cartacei si possono trasformare in atti digitali, in che modo è possibile centralizzare gli archivi, quali devono essere le caratteristiche da rispettare per evitare grossi problemi con gli enti di controllo e in caso di contenziosi.
Molti uffici attualmente sono ancora sommersi da carte bollate e le procedure manuali rallentano di gran lunga la creazione dei documenti, quindi la digitalizzazione si fa necessaria per poter accelerare i processi aziendali, ma a tal proposito bisogna essere a norma di legge, per far sì che i documenti abbiano valenza legale e che possano essere gestiti senza incorrere in sanzioni.
Per quale motivo il nuovo CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) impone alle aziende di conservare e dematerializzare i propri processi documentali?
Innanzitutto, questa deve essere una scelta consapevole, perché solo in questo modo si possono evitare sanzioni ed errori disastrosi, che possono comportare grandi guai e non solo una semplice multa. Oltretutto, questa scelta può ripercuotersi sull’organizzazione tra i reparti interni aziendali, con gli Enti e con altre aziende.
Attenzione però, la dematerializzazione non è solo la digitalizzazione, l’archiviazione dei documenti digitali o un insieme di norme e obblighi di legge da seguire. Di sicuro dematerializzare può portare grandi vantaggi all’azienda, tra i quali quelli relativi ai costi sostenuti quotidianamente.
Nella dematerializzazione i processi vengono digitalizzati a reingegnerizzati, a partire dall’analisi di questi stessi, dunque l’approccio di base non è la digitalizzazione dei documenti, ma proprio dei processi che li devono produrre e dei software che li devono gestire.
Si tende a pensare che basta scansionare, creare documenti direttamente in PDF, acquistare un software per la gestione elettronica dei documenti, conservare a norma PDF, fare la fatturazione elettronica utilizzando i formati dei file XML.
Ma tutto ciò non vuol dire dematerializzare, che non significa solo non produrre carta o partire dall’acquisto di un software, ma bisogna iniziare da un piano di digitalizzazione. La realtà dei fatti non è questa, quindi per capire a tutti gli effetti se il lavoro di digitalizzazione sta funzionando, il consiglio è di porti alcune importanti domande.
Credi che il processo aziendale sia migliorato notevolmente da quando hai attuato la dematerializzazione? Il tuo lavoro è aumentato ma è decisamente più efficiente? Riesci a controllare tutto il processo, da quando hai introdotto la digitalizzazione? Riesci a lavorare in modo più efficiente? Sei in grado di lavorare in modo più efficace, più agile? Hai ridotto la quantità di carta che produci?
In sostanza, bisogna fare in modo che la dematerializzazione dei documenti (come indicato da Savino Solution) porti a un vantaggio evidente nel modo di fare il lavoro con e senza la carta, che sia in maniera evidente più efficiente e più efficace, proprio perché non basta sostituire la carta con un PDF.
La Gestione Elettronica Documentale e la Conservazione Digitale, sono due processi che racchiudono una serie di vantaggi in termini di attività aziendali da svolgere, che permettono di risparmiare sulle risorse economiche, di poter controllare l’efficienza e l’efficacia dei vari strumenti.
Certo, intraprendere un percorso di dematerializzazione non è affatto semplice e spesso non si sa neanche da che parte iniziare. Ciò che conta non è iniziare a digitalizzare i documenti da cartacei, ma è importante implementarli in un processo precedentemente studiato e predisposto in base alle necessità aziendali.
Infatti, partire dalla mera digitalizzazione dei documenti vuol dire solo risparmiare carta, ma non migliorare tutto il processo di creazione, gestione e ricerca.
