Negli ultimi anni vi sarà sicuramente capitato di sentire parlare (e talvolta di entrarne a contatto nella vostra realtà lavorativa) di software gestionali ERP, diventati ormai indispensabili per le PMI e grandi realtà aziendali.
Ma cosa fa esattamente un software gestionale?
A grandi linee, si tratta di soluzioni informatiche che consentono di automatizzare alcuni processi aziendali a partire dai più semplici fino ad arrivare a quelli più complessi.
L’inefficienza di un’azienda può tradursi in uno scarso successo e può essere determinata da una mancata ottimizzazione dei processi aziendali che rischiano di causare uno spreco di risorse e di denaro.
I software gestionali rappresentano la soluzione a questo tipo di problema ed è per questo motivo che imprenditori e manager sono sempre alla ricerca del miglior software ERP per le aziende.
I vantaggi nell’utilizzo di un gestionale aziendale
I vantaggi nell’utilizzo di un gestionale aziendale sono molteplici. Non solo si andranno a ridurre i tempi di esecuzione, ma le azioni verranno svolte anche con maggiore precisione, automatizzando processi che, al contrario, dovrebbero essere eseguiti “manualmente” e che richiederebbero quindi più tempo ed una maggiore possibilità di errore.
Inoltre offre la possibilità di poter conservare, senza disporre di grandi spazi di archiviazione o grossi investimenti, tutti i file necessari al mantenimento del documentale, anche in più copie, garantendo la massima protezione di tutti i dati.
Scegliendo l’archiviazione in Cloud i costi iniziali saranno ridotti, in quanto la predisposizione di software e hardware è inclusa nel canone mensile e verrà diluita in un arco temporale più lungo. Inoltre sarà possibile beneficiare dell’utilizzo di soluzioni ERP complesse ed evolute con una costante garanzia di protezione delle linee, supporto informatico (backup in mirroring e monitoraggio completo) che comprende supporto sistemistico e di problem solving.
In sostanza, questa tipologia di soluzione software permette alle aziende di ridurre le tempistiche del lavoro e quindi di poter sfruttare le risorse a disposizione in maniera più produttiva. I software gestionali abilitano la gestione di molteplici operazioni semplificandole e tagliando anche i costi relativi al lavoro. Il vantaggio principale di questa tipologia di soluzione ERP è la sua suddivisione in moduli scalabili e acquistabili separatamente per trovare la soluzione adatta ad ogni esigenza, partendo con uno o due moduli a seconda delle necessità, ma senza precludere l’implementazione e l’espansione della soluzione ERP, qualora fosse necessario in un futuro.
Un’ ERP modulare e scalabile permette di aumentare le funzioni del software e il suo raggio di azioni al mutare delle necessità aziendali, fornendo un supporto impareggiabile per garantire la crescita sostenibile dell’impresa.
Ma perché i software gestionali ERP sono fondamentali per le aziende?
Nel mondo del lavoro di oggi è diventata sempre più importante la capacità di prevedere i cambiamenti del mercato e di potersi quindi adeguare di conseguenza, contenendo al contempo i costi connessi all’operatività quotidiana.
La capacità di prevedere i cambiamenti non è una prerogativa degli ERP: grazie però alle loro potenti funzionalità di Business Analytics, permettono una visiona chiara dell’azienda, dei suoi processi e di cosa aspettarsi dal futuro prossimo.
Grazie a precisi strumenti di controllo è possibile quindi non solo pianificare e prevedere il mercato in base ai dati e alle statistiche presenti ma anche di implementare le strategie finanziarie e gestionali giorno per giorno.
Gli ERP non si limitano però solo a fornire importanti indicazioni sullo stato di salute di un’impresa, su cosa si può migliorare e su dove bisognerebbe concentrare gli sforzi. L’applicazione principale degli ERP infatti riguarda la loro capacità di automatizzare operazioni che altrimenti richiederebbero l’intervento di operatori umani: questo ha un impatto significativo su costi, tempi e sicurezza delle procedure.
Ognuno dei moduli che li compone infatti, rappresenta un software in grado di gestire un’area rilevante per l’operatività aziendale: un software per la contabilità, uno per la gestione dei magazzini e della logistica e così via.
Rendendo automatiche un buon numero di operazioni è quindi possibile migliorare la produzione, offrire un servizio di qualità e ridurre al contempo i costi connessi all’operatività quotidiana: grazie alle capacità del software, le suite gestionali ERP garantiscono altresì l’affidabilità dei dati trasmessi, la conservazione dei documenti e assicurano la sicurezza del sistema dagli attacchi esterni.
Quanto venderò? Quando devo produrre? Quanti materie prime devo acquistare?
Per rispondere a tutte queste domande servono strumenti ERP, ovvero strumenti che siano in grado di coordinare la gestione Finanziaria e contabile di un’azienda (es: Budget per il reparto degli Acquisti) con la gestione ordinaria giornaliera.
Facciamo un esempio semplice: immaginiamo che si verifichi un ammanco di un componente a magazzino; il sistema manda una richiesta di approvvigionamento (RDA) all’ufficio acquisti, il quale, dopo aver verificato la veridicità della richiesta, invia l’ordine al fornitore (ODA); il sistema registrerà automaticamente quanto quel prodotto o quella linea di prodotti stia erodendo il budget previsto per il suo reparto e una volta che la fattura del fornitore sarà arrivata verrà anch’essa registrata dal modulo contabile del software.
Gestire le informazioni in tempo reale e in maniera accurata è sempre più fondamentale per essere performanti nel mercato ipercompetitivo contemporaneo: i software gestionale e contabili ERP rappresentano la leva più potente per accompagnare le imprese durante la transizione a modelli più efficienti di produzione.
